Печать договоров, презентаций, докладов и отчетов – неотъемлемый процесс работы любого офиса. По статистике, каждый офисный работник в среднем печатает около 3 тысяч листов в год – значительное число, которое может недешево обойтись компании. О том, как можно сэкономить на печати, не пренебрегая качеством, рассказал Кузьма Каверзин, региональный менеджер по решениям для бизнеса, представительство «Epson Europe B.V.».
1. Установите программное обеспечение для администрирования печати
Один из самых эффективных способов управлять расходами на печать – установить современное программное обеспечение. Оно показывает сколько черно-белых и цветных страниц и какого формата было отпечатано на каждом устройстве.
С его помощью можно задавать квоты и правила печати для разных отделов: например, бухгалтерия и ресепшен могут печатать только ч\б документы, а отделу маркетинга будет доступна цветная печать, но с определенными ежемесячными ограничениями на количество страниц. Кроме того, можно настраивать разрешения на двустороннюю печать или печать нескольких страниц на одном листе, можно даже отключать печать изображений. Кроме того, такое ПО позволяет настраивать аутентификацию по ID-картам, логину и паролю или PIN-коду.
Такие программные решения есть у разных производителей: Epson Print Admin, SafeQ, Paper Cut, Doxense, Sequi Soft, NDD Print, Cartadis, Ubiquitech CEC, Nuance, Preton. Главное, заранее убедиться в совместимости имеющейся у вас техники с необходимым софтом.
2. Включите режим экономии тонера/чернил
Еще один способ избежать лишних затрат во время печати без установки специального ПО – использовать соответствующие настройки принтера. В драйвере печати можно включить «режим экономии тонера/чернил» или в настройках с помощью ползунка уменьшить плотность запечатки до 50%. Такой вариант особенно актуален, если вам иногда приходится печатать на тонких бумагах 45 – 50 гр./кв.м. Попробуйте разные режимы печати и выберите самый оптимальный по расходу и качеству.
3. Используйте «минималистичные» шрифты
Если вы часто печатаете именно текстовые документы, стоит задуматься об использовании более «экономичных» шрифтов. По данным портала CNET, Century Gothic, Ecofont, Garamond и Times Roman – самые оптимальные шрифты для печати. Например, использование Century Gothic сэкономит 31% по сравнению с Arial.
Голландская компания SPRANQ разработала «экономичный» шрифт Ecofont: микроскопические округлые пустоты в буквах позволяют экономить на чернилах. Как утверждают в компании, использование этого шрифта уменьшает затраты на печать до 20%. Хотя он и требует небольших инвестиций, в сети можно найти и бесплатные аналоги, которые рекомендуют известные графические дизайнеры.
4. Оцените ТСО вашего парка техники
Совокупная стоимость владения или TCO (англ. Total Cost of Ownership) — сумма всех расходов, которые возникают у компании в период владения какой-либо техникой. Сумма складывается из первоначальных вложений и эксплуатационных трат, включая сервисное обслуживание, замену ресурсных блоков и даже расход электроэнергии.
Проведите оценку имеющегося парка техники, чтобы понимать, в какую сумму вам обходится его содержание. Зачастую устаревшие аппараты с каждым годом требуют все больше дополнительного обслуживания и стоимость владения увеличивается в разы.
Современные принтеры и МФУ помогают значительно снизить эксплуатационные расходы, при этом они удобны в работе и просты в обслуживании. Например, разработки компании Epson на основе струйной технологии печати без нагрева – Epson Heat-Free позволяют сэкономить от 20% до 50% за 3-5 лет эксплуатации (в зависимости от модели и объемов печати). Особенно ощущается разница при переходе на модели серии Epson «Фабрика печати», в комплекте с которыми идут расходные материалы, рассчитанные на печать до 12-14 тысяч страниц.
Решениям на основе технологии Epson Heat-Free не требуются дорогостоящие фотобарабаны и печки, а ресурс контейнеров с чернилами может достигать 86 000 страниц по ISO в флагманских моделях. Более того, отсутствие нагревательных элементов в конструкции принтеров обуславливает более низкое энергопотребление таких устройств.
Если взять небольшой офис (до 15 человек), то для него можно легко рассчитать энергозатратность принтера. Так, в день такой офис печатает примерно в течение 1-2 часов. Средняя мощность струйного принтера составляет 25-40 Вт, в то время, как лазерного — 350-400 Вт. Поэтому получается, что энергозатратность струйного принтера на год составляет около 12-14 кВт, а лазерного — 132-144 кВт, а это экономия в 11-12 раз! Если же в вашем офисе принтеров много, и они печатают беспрерывно, то экономия от использования струйного оборудования лишь увеличится.
5. Протестируйте перед покупкой принтер или МФУ
Если вопрос подбора техники для вас актуален уже сейчас – воспользуйтесь возможностью протестировать оборудование перед покупкой. Некоторые производители предоставляют технику на тестирование, например, так делает компания Epson. Достаточно оставить заявку через сервис «Совет эксперта» -представитель компании свяжется с вами, проконсультирует и поможет подобрать оптимальное решение с учетом ваших объемов печати.