Как пережить проверку с наименьшими потерями?

• Какие факты притягивают проверяющих?
• Какими документами лучше запастись заранее?
• Как вести себя во время проверки?

Не бороться, а делать бизнес

Любой владелец бизнеса знает, что проверяющих у нас много. Раз в три года налоговые органы могут провести на предприятии выездную проверку. Уже второй год Генпрокура­тура утверждает план проведения контролирующими органами РФ плановых проверок субъектов предпринимательства, который подготавливается во исполнение положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предприни­мателей при осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля».

Кроме того, всегда остается опасность внепланового визита Следственного комитета при Прокуратуре РФ (ведет с 1 января 2011 года предварительное следствие по эконо­мическим и налоговым преступлениям), налоговых органов или социальных фондов. Проверяющие могут прийти внезапно, практически парализовав работу компании.

Как с этим бороться? Для начала понять, что мы сами притягиваем к себе проблемы, государство здесь совершенно ни при чем. Это именно мы не знаем законов, не знаем своих прав и не умеем ими пользоваться. Главное правило — гораздо проще справляться с проверками, когда у себя наведен порядок.

Какова основная цель любой проверки? Взыскать штрафные санкции и (или) получить взятку.

Причем зачастую основная цель налоговых органов и социальных фондов — взыскать недоимку, пени и штрафы, и лишь затем — получить «подарок». В случае с органами внутренних дел ситуация обратная. Как нет абсолютно здоровых людей, так нет и предприятий абсолютно без нарушений — именно поэтому около 90% проверок налоговых органов заканчивается результативно.

Но зачастую для собственника бизнеса основной ущерб от проверок не взятка, штраф или обвинительный приговор, а потеря прибыли: нервничает владелец, нервничают сотрудники, и даже спустя две недели по окончании проверки бизнес все еще продол­жает терять деньги. Задача любого предприятия — бизнес, а не борьба с контроли­рующими органами.

Сигнальные огни

Что может спровоцировать внеплановую налоговую проверку?

Прежде всего, подозрение на «недобросовестность», на «необоснованное получение налоговой выгоды», то есть на связь с обналичивающими организациями (фирмами-однодневками). Оборот фирм-однодневок в масштабах страны достаточно велик — 120–150 миллиардов долларов ежегодно. По данным ФНС России, из 4,5 миллиона предпринимательских структур половина имеет признаки однодневок и автоматически попадает в «группу риска». Приказом ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@ были утверждены 109 признаков «недобросовестности» налогоплательщика.

Для того чтобы не «вызывать огонь на себя», владельцу необхо­димо взглянуть на свой бизнес с точки зрения налоговиков и устранить «подозрительные» моменты.

1. Организация зарегистрирована по адресу массовой регистрации или по несуществующему адресу

С точки зрения налоговых органов адрес, где зарегистрировано 10 и более компаний, попадает в черный список. Но далеко не всегда такие подозрения подтверждаются. Например, если организация зарегистрирована в бизнес-центре, необходимо съездить в налоговую инспекцию и представить документы о регистрации.

В соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» вы имеете право регистрировать фирму по адресу нахождения исполнительного органа общества, будь то помещение в аренде или собственности, там, где находится директор или управляющий, либо по домашнему адресу одного из учредителей. Если фирма меняет адрес, необходимо сообщить в налоговый орган в течение трех дней.

2. Липовый директор

Директором является случайный человек (по потерянному паспорту и т.д.) или этот же персонаж руководит 10 и более компаниями («массовый» руководитель). Известен случай, когда один человек являлся директором в 175 организациях.

3. Липовые учредители

Физическое лицо является учредителем 10 и более компаний («массовый» учредитель). При этом у учрежденных им компаний было выявлено не менее пяти признаков небла­гонадежности. Дополнительное внимание привлекают также родственники в составе учредителей.

4. У предприятия нет помещения в аренде или собственности

Сам по себе этот пункт не страшен, особенно в начале деятельности компании. Но это будет привлекать к предприятию внимание, которое владельцу абсолютно не нужно.

5. У предприятия нет в собственности оборудования, необходимого для ведения деятельности

Если на балансе компании мало основных средств в начале деятельности — этот признак вопросов не вызовет. Более того, если дорогостоящее оборудование взято в аренду — это совершенно естественно. Но если компания с доходом в миллионы рублей арендует офисную технику и мебель, этот факт вызовет вопросы. Причем не с точки зрения закона, а с точки зрения действительности.

6. На предприятии недостаточно сотрудников, необходимых для производства и реализации той продукции, которая заявляется по документам

Налоговая инспекция не пропустит факт, что, например, один менеджер обслуживает 200 постоянных клиентов. То есть все сотрудники в организации должны быть офи­циально трудоустроены.

7. Компания более двух лет работает в убыток

В этом случае с большой долей вероятности налоговики пригласят бухгалтера в инспекцию давать объяснения, почему компания работает в убыток, так как возникает вопрос в целесообразности работы такой фирмы.

Также возникнут вопросы, если уровень рентабельности фирмы значительно отклоняется по данным бухгалтерского учета от уровня рентабельности для данной сферы деятельности по данным статистики.

8. Дивиденды не распределяются более двух-трех лет подряд и нет протоколов собраний акционеров

На самом деле дивиденды могут не распределяться и более долгое время, но на предприятии должны быть протоколы собрания учредителей, в которых написано, что дивиденды направляются на развитие предприятия, на приобретение оборотных средств и т.д. Если у организации один учредитель, то вместо протокола должно быть его решение.

9. Упрощенная система налогообложения: постоянное приближение к макси­мальному обороту и максимальному числу сотрудников

С 1 января 2010 года по 1 января 2013 года максимальный оборот организаций, применяющих УСН, составляет 60 миллионов рублей, максимальное число сотрудников — 100 человек. Максимальная стоимость активов — 100 миллионов рублей. Для того чтобы удержаться в рамках лимитов, некоторые предприятия набирают оборот за три месяца, а дальнейшую прибыль не показывают — такой факт также вызовет вопросы.

Достаточно часто для того, чтобы ­перейти на «упрощенку», руководители создавали несколько фирм, куда переводили работников и активы. При проверках выяснялось, что трудовые книжки сотрудников хранятся на головном предприятии, финансовые доку­менты — у главного бухгалтера основного предприятия, а сами сотрудники не имеют понятия о том, где они работают. В итоге — «необоснованное получение налоговой выгоды».

10. Многократное возмещение НДС в течение налогового периода

В свое время такая схема активно использовалась мошенниками, так что теперь каждый, кто ее применяет, подпадает под подозрение. Просто нужно это делать лишь несколько раз в год.

11. Перечисление круглых сумм

Обналичивающие фирмы долгое время перечисляли именно круглые суммы. Поэтому этот факт вызывает подозрения. Но если все документы в порядке — волноваться нечего.

12. Назначение платежа содержит формулировку «агентское или комиссионное вознаграждение»

Долгое время средства обналичивались именно под агентские комиссионные договоры. А также договоры оказания автотранспортных, маркетинговых и рекламных услуг. Если такие договоры все же были заключены, необходимо запастись не только подтверж­дающей документацией, но и доказательством реально оказанной услуги. Например, маркетинговые исследования — буклет, таблицы и рекомендации, проведение семинара с сотрудниками и т.д.

13. Заключение сделок, цена которых свыше 1 миллиона рублей

По ним инспекторы обязательно запросят документы при подготовке к проверке, особенно если контрагенты напоминают однодневок. Договорами на более мелкие суммы едва ли заинтересуются.

Кроме того, в 2011 году инспекторы ФНС будут обращать пристальное внимание на соответствие расходов учредителей компаний их доходам. Для этого инспекторы будут смотреть декларации владельцев бизнеса, изучать данные о стоимости обучения их детей, выдаче займов, приобретении транспорта и недвижимости. По собранным данным инспекторы сделают выводы о возможном уклонении.

Опасные связи

Если по результатам налоговой проверки организация будет «уличена» в хозяйственных отношениях с фирмой-однодневкой, она может быть привлечена к ответственности в виде штрафа по ст. 122 Налогового кодекса РФ, который составляет ни много ни мало 20% суммы доначисленного налога. А также доначисление налогов (налог на прибыль, НДС), отказ в вычете НДС, исключение из состава расходов, в целях исчисления налога на прибыль, и из сумм НДС, подлежащих вычету, суммы, уплаченной по договорам с фирмами-однодневками. Кроме этих неблагоприятных последствий сотрудничества с фирмой-однодневкой существует угроза привлечения к административной, налоговой, уголовной ответственности.

Каким образом обезопасить себя и дока­зать, что ты «честный правоприобретатель»?

Итак, если вы приобретаете товар, необходимо подготовить следующий пакет документов:

1. Копия свидетельства о госрегистрации контрагента;

2. Копии свидетельства постановки на налоговый учет контрагента;

3. Выписка из ЕГРЮЛ;

4. Первичная бухгалтерская документация (накладные, акты и т.д.), доказывающая реальную поставку товара. Более того, во время проверки будут опрашивать сотруд­ников, которым необходимо сохранять телефоны контактных лиц поставщика.

5. Если у вас есть сомнения в контрагенте, нужно собрать письменные объяснительные ваших сотрудников о реальных поставках (кто, когда и сколько поставил товара). Письменную запись при необходимости можно предъявить проверяющим.

6. Налогоплательщик должен доказать, что он проявил должную осмотрительность при выборе контрагента (например, проверил контрагента по сайту ФНС России, посмотрел его сайт и т.д.).

7. Любые иные доказательства, свидетельствующие о том, что налогоплательщик проявил осмотрительность.

Если вы приобретаете услугу, также необходим приведенный выше пакет, а кроме того к нему нужно добавить следующие документы:

8. Материальное выражение полученных услуг (буклеты, таблицы, рекомендации по применению, по продвижению товара и т.д.).

9. Подтверждение сотрудников о полученных услугах, лучше всего письменное (семинар проводили и т.д.), акты оказанных услуг, выполненных работ.

10. Грамотно составленный договор, из которого следует, что оказанная услуга напрямую привязана к производственной деятельности компании (налогоплательщик не должен доказывать экономическую оправданность, но в договоре должны прозвучать намерение улучшить те или иные показатели работы).

При любой проверке важную роль играют доказательства социального статуса предприятия.

Все грамоты и благодарности от органов власти, детских домов и больниц, сертификаты социальной ответственности от ПФР и т.д. — все это показывает благонадежность владельца, что помогает уладить дело до суда.

Конечно, в соответствии с законодательством собирать такой пакет документов не нужно, но, исходя из существующей действительности, чтобы отвести от себя подозрение в связях с фирмами-однодневками, сделать это просто необходимо.

Как вести себя во время проверок?

Фактически у собственника бизнеса есть два варианта поведения: беспрекословно выполнять все требования налогового органа либо занять жесткую позицию и отстаивать права организации.

Часто выбор падает на первый вариант поведения, дабы «не испортить отношения» с налоговым органом, не навлечь на себя дополнительную проверку и пр. На первом варианте также часто настаивают главный бухгалтер и юрист. Подобные опасения, как правило, рождаются из-за того, что руководитель как налогоплательщик не знает доско­нально своих прав при проведении налоговым органом проверки.

Такое поведение может сослужить плохую службу и может быть расценено как согласие налогоплательщика с тем, что он умыш­ленно совершает налоговые правонарушения.

1. Никогда не оправдывайтесь. В российском менталитете заложено: оправдывается — значит, виноват. Оправдание — это предоставление проверяющему дополнительной «информации для размышления».

2. Никогда не обсуждайте с проверяющим недостатки организации. Чем больше вы их обсуждаете, тем больше значения придает им проверяющий. Если вы обсуждаете свои недостатки, вы как бы с ними соглашаетесь, и они все будут использованы против вас.

3. Постарайтесь удалить всех сотрудников с места проведения проверки. Сотрудники должны не нервничать, а работать. Лучше всего предоставить проверяющим отдельный кабинет.

Более того, целесообразно провести инструктаж сотрудников о правилах поведения во время проверки. В частности, нужно оговорить порядок представления запрошенных для проверки документов и другой информации, касающейся предмета проверки.

Чтобы координировать работу всех служб фирмы и не допустить утечки информации, руково­дитель может назначить ответственного для контакта с проверяющими. В приказе должно быть отражено, что все запрашиваемые документы передаются проверяющим только через уполномоченное (ответственное) лицо. А что касается устных объяснений, то необходимо указать, что они представляются после согласования с ответственным лицом либо руководителем.

4. Не применять силу против проверяющих. Сила порождает новую силу. Необходимо быть предельно вежливыми и корректными.

5. Действовать адекватно ситуации. Только владелец может решить, как вести себя в той или иной ситуации. Если это проверка органами внутренних дел, «агрессивная проверка», то логично записать все на видеокамеру. Если это проверка трудовой инспекции — предоставить инспектору кабинет и нужные документы.

6. Желательно, чтобы с проверяющими работал представитель владельца — уполно­моченное лицо. Бухгалтер также не должен представлять организацию.

Это задача либо юриста, либо подготовленного заместителя руководителя.

Во-первых, у уполномоченного лица намного сложнее просить «подарок»; во-вторых, инспектору сложнее «давить» на «ответственное» лицо. Владельцу предприятия нужно проконтролировать подготовку «уполномоченного по проверкам», как законодательную, так и психологическую.

7. Фиксируйте за проверяющими их ошибки. Можно сделать замечание сразу либо опро­тестовать по окончании проверки. Во втором случае важно документально фиксировать нарушения, в виде акта о нарушении, докладных записок и пр. Таким образом, в случае последующего обращения в суд или вышестоящий орган у организации будет доказа­тельственная база.

8. Не придавайте большую значимость проверяющим. Это представители контроли­рующих органов, а не истина в последней инстанции. Проверка — неотъемлемая часть бизнеса. Нужно относиться к ней и к проверяющим как к очередному рабочему моменту.

9. Не заискивайте и не лебезите перед проверяющими. Ни в коем случае нельзя прикидываться малопонимающим собственником или директором, которого подводят бухгалтеры один за другим, и радоваться тому, что вот наконец-то налоговики и вывели их на чистую воду.

10. Не оставляйте проверяющих одних. Не давайте им возможности получения «неконтролируемой» информации от сотрудников, из их случайных разговоров или старых «бумаг».

11. Владельцу не стоит отказываться от подписания акта выездной налоговой проверки, даже если он с ним не согласен, так как акт действителен и без его подписи. Кроме того, подписание акта свидетельствует не о согласии с его содержанием, а о получении экземпляра для ознакомления. Поэтому отказ может стать препятствием к конструк­тивному решению разногласий.

И в заключение немного о психологии. Во время проведения проверки нужно понимать, что наша внутренняя сила зависит от нашей уверенности и способности мыслить о себе как о больших, мощных и способных. Когда вы придаете избыточную важность плохому, плохое вас одолевает. Не позволяйте вывести себя из равновесия. Осознайте, что сегодня к вам с проверкой пришла не полиция или налоговая инспекция, а — вполне конкретный сержант Иванов или инспектор Петрова.

Вы ничуть не глупее и не слабее этих людей.

Вы хорошо подготовились к проверке, вы знаете законодательную базу и гораздо лучше них разбираетесь в собственном производстве. И даже если на предприятии обнаружат недостатки, это станет для вас уроком, чтобы еще более грамотно подготовиться к следующей проверке.

Анна Норушевич
Журнал «Управление без правил»